Che cosa abbiamo costruito e continuiamo a mantenere

Sito di un hotel boutique con prenotazioni dirette

Un piccolo hotel in Italia che fino a quel momento riempiva le camere quasi esclusivamente tramite i portali di prenotazione.

Problema

Le commissioni dei portali erodevano una parte consistente del margine, mentre descrizioni delle camere, tariffe e regole di soggiorno erano gestite in più posti diversi e divergevano di continuo. Gli ospiti arrivano a qualsiasi ora, anche a tarda sera, e devono poter entrare senza incontrare nessuno. In più, la statistica obbligatoria sui flussi turistici veniva trasmessa a mano.

Soluzione

Sito multilingue con prenotazioni dirette, collegato al sistema di prenotazione dell'hotel: tariffe, codici promozionali e disponibilità si governano da un unico punto e il pagamento con carta avviene già al momento della prenotazione. Check-in autonomo — l'ospite si registra in anticipo e apre le porte dal telefono tramite un link personale, con le istruzioni di accesso predisposte in otto lingue. Condizioni di prenotazione, informativa sulla privacy e cookie policy sono state redatte in sei lingue. Le descrizioni delle camere e le regole di soggiorno vengono pubblicate contemporaneamente ovunque l'ospite possa leggerle. La trasmissione della statistica al portale regionale è automatizzata, inclusa la bonifica dei dati errati accumulati.

Risultato

L'intero percorso dell'ospite è stato verificato dal vivo — dalla scelta delle date fino al pagamento reale con carta, alla registrazione online e alla consegna della chiave. Le prenotazioni dirette non pagano commissioni, la rendicontazione manuale è sparita e le divergenze fra i testi sono ormai tecnicamente impossibili.

Lo stesso come soluzione pronta con prezzo: Sito con prenotazioni dirette — da 2 000 €.

Uscire da un sistema in affitto: piattaforma, portale e archivio di un ente di autoregolamentazione

Un'associazione con funzioni delegate dalla legge e circa centoquaranta membri attivi. Gli addetti trattano ogni giorno provvedimenti giudiziari e preparano documenti su modelli rigidamente prescritti entro termini di legge, e una parte delle informazioni l'ente è tenuto a pubblicarla.

Problema

Il lavoro poggiava su un sistema affittato da un fornitore esterno: i dati e oltre centotrentamila file risiedevano sui server del fornitore, e la piattaforma sottostante era da tempo priva di supporto. Attraverso le aree personali vi accedevano ogni giorno circa centoquaranta utenti esterni. Il sito girava su un sistema di gestione dei contenuti vecchio di oltre dieci anni — lento, con indirizzi che tradivano il CMS stesso e con ogni modifica che passava dallo sviluppatore. I provvedimenti venivano letti a mano, i documenti composti a partire da un file precedente e le scadenze sorvegliate «a occhio». L'incarico è nato come migrazione del sito ed è cresciuto fino all'uscita dal sistema in affitto.

Soluzione

Una piattaforma di rendicontazione con aree personali proprie: ogni membro vede i propri documenti dall'archivio, le proprie richieste e la propria corrispondenza, mentre l'addetto vede una coda comune con gli stati. I provvedimenti vengono analizzati automaticamente dai PDF, i documenti generati sui modelli approvati, il flusso di lavoro ha fasi, ruoli e diritti di accesso, e il sistema avvisa da solo all'avvicinarsi di una scadenza e all'arrivo di una nuova pratica. Separatamente — un portale pubblico costruito attorno alle quattro platee dell'ente: membri, candidati, tribunali e creditori. I tribunali depositano i provvedimenti per via elettronica, il registro dei membri viene pubblicato dalla banca dati della piattaforma con una scheda per ciascuno e lo scarico in tabella, e i numeri in prima pagina si calcolano dalle fonti invece di essere digitati a mano. Sono stati migrati tutti gli obblighi di pubblicità, le notizie e i documenti del vecchio sito, con reindirizzamenti da ogni vecchio indirizzo, e un archivio di oltre centosedicimila file è stato trasferito su storage a oggetti.

Risultato

La preparazione di un fascicolo è passata da ore a minuti, le nuove pratiche vengono riconosciute e descritte da sole e le scadenze le sorveglia il sistema, non la memoria dell'addetto. L'ente esce dall'affitto di un sistema altrui: i dati e l'archivio rientrano nel proprio perimetro. La parte pubblica vive separata dall'applicazione — gli obblighi di pubblicità restano accessibili anche ad applicazione ferma, e il registro sul sito non può divergere dalla rendicontazione, perché entrambi leggono la stessa banca dati. Il portale è installato ed è in preparazione il passaggio dell'indirizzo principale.

Consegna dei documenti primari alla contabilità esterna

Una società che ogni mese consegna i propri documenti primari a uno studio contabile esterno e fino a quel momento lo faceva via posta elettronica.

Problema

Con la posta non si vede che cosa è stato consegnato, che cosa è stato accettato e che cosa manca ancora: i file si perdono tra i messaggi, lo stesso documento arriva due volte in forme diverse e nell'archivio accumulato di fatto non si può cercare. Le scadenze contrattuali si seguono a memoria e la consegna di un periodo non lascia alcuna traccia su cui appoggiarsi in seguito. Le due parti lavorano in lingue diverse.

Soluzione

Un servizio web su server proprio, dove i documenti si caricano una volta sola e si descrivono da soli: il sistema riconosce il tipo di documento, la controparte, il numero, la data e l'importo secondo regole proprie, senza che il testo dei documenti esca mai dal server. Il periodo attraversa un ciclo chiaro di stati con le scadenze contrattuali, le richieste dei documenti mancanti e i commenti su ciascun documento; notifiche e solleciti partono via posta in due lingue. La consegna si chiude con un verbale di trasmissione in PDF e il periodo si scarica come archivio con distinta. In più: ricerca a testo pieno su tutto l'archivio, accesso con secondo fattore, registro delle azioni non modificabile e copie di sicurezza con verifica notturna del ripristino.

Risultato

Consegnare un periodo richiede un'azione invece di uno scambio di e-mail, e il suo stato è visibile in ogni momento: che cosa è stato accettato, che cosa si attende, quale scadenza si avvicina. Un documento caricato di nuovo viene riconosciuto come duplicato e mostrato a una persona invece di essere contato due volte. Nell'archivio si cerca e ogni azione resta nel registro: in caso di divergenze c'è qualcosa a cui tornare.