Какво сме изградили и продължаваме да поддържаме

Сайт на бутиков хотел с директни резервации

Малък хотел в Италия, който дотогава пълнеше стаите почти изцяло през агрегатори за резервации.

Задача

Комисионите на агрегаторите изяждаха съществена част от маржа, а описанията на стаите, цените и правилата за настаняване се поддържаха на няколко различни места и постоянно се разминаваха. Гостите пристигат по всяко време на денонощието, включително късно вечер, и трябва да могат да влязат без лична среща. Отделно — задължителната статистика за туристопотока се подаваше ръчно.

Решение

Многоезичен сайт с директни резервации, свързан със системата за резервации на хотела: тарифи, промокодове и наличност се управляват от едно място, а плащането с карта става още при резервацията. Самостоятелно настаняване — гостът се регистрира предварително и отваря вратите с телефона си по индивидуална връзка, а указанията за влизане са подготвени на осем езика. Условията за резервация, политиката за поверителност и политиката за бисквитки са изготвени на шест езика. Описанията на стаите и правилата за настаняване се публикуват едновременно навсякъде, където гостът може да ги прочете. Подаването на статистиката към държавния портал е автоматизирано, включително разчистването на натрупаните грешни данни.

Резултат

Целият път на госта е проверен на живо — от избора на дати до реално плащане с карта, онлайн регистрация и получаване на ключ. Директните резервации не носят комисиона, ръчната отчетност отпадна, а разминаванията в текстовете вече са технически невъзможни.

Същото като готово решение с цена: Сайт с директни резервации — от 2 000 €.

Излизане от наета система: платформа, портал и архив на саморегулираща се организация

Сдружение с делегирани от закона функции и около сто и четиридесет действащи членове. Служителите всеки ден обработват съдебни актове и подготвят документи по строго определени образци, в законови срокове, а част от информацията организацията е длъжна да публикува.

Задача

Работата стъпваше върху наета система на външен доставчик: данните и над сто и тридесет хиляди файла живееха на неговите сървъри, а платформата отдолу отдавна беше без поддръжка. През личните си кабинети там всеки ден влизаха около сто и четиридесет външни потребители. Сайтът работеше върху система за управление на съдържание отпреди повече от десет години — бавен, с адреси, които издаваха самата CMS, и с редакции само през разработчик. Съдебните актове се четяха ръчно, документите се съставяха от предишен файл, а сроковете се следяха „на око“. Задачата започна като пренос на сайта и се разрасна до излизане от наетата система.

Решение

Платформа за отчетност със собствени лични кабинети: всеки член вижда своите документи от архива, заявките и кореспонденцията си, а служителят — обща опашка със статуси. Съдебните актове се разбират автоматично от PDF, документите се генерират по утвърдените бланки, работният процес има стадии, роли и права, а системата сама предупреждава за наближаващ срок и за новопостъпило дело. Отделно от нея — публичен портал, построен около четирите аудитории на организацията: членове, кандидати, съдилища и кредитори. Съдилищата подават определенията си електронно, регистърът на членовете се публикува от базата на платформата с отделна карта за всеки и с изтегляне в таблица, а числата на началната страница се смятат от източниците, вместо да се вписват на ръка. Пренесени са цялото задължително разкриване, новините и документите от стария сайт, с пренасочвания от всички стари адреси, а архивът от над сто и шестнадесет хиляди файла е прехвърлен в обектно хранилище.

Резултат

Подготовката на комплект документи се съкрати от часове до минути, новите дела се разпознават и описват сами, а сроковете следи системата, а не паметта на служителя. Организацията излиза от наема на чужда система — данните и архивът се връщат в нейния собствен контур. Публичната част живее отделно от приложението: задължителното разкриване остава достъпно и когато приложението е спряно, а регистърът на сайта не се разминава с отчетността, защото и двете четат една и съща база. Порталът е разгърнат и се подготвя превключването на основния адрес.

Предаване на първични документи към външно счетоводство

Дружество, което всеки месец предава първичните си документи на външно счетоводство и дотогава го правеше по електронна поща.

Задача

По пощата не се вижда какво е предадено, какво е прието и какво липсва: файловете се губят между писмата, един и същ документ пристига по два пъти в различен вид, а търсене в натрупания архив практически няма. Сроковете по договора се следят наум, а предаването на период не оставя никаква следа, на която да се стъпи по-късно. Двете страни работят на различни езици.

Решение

Уеб услуга на собствен сървър, през която документите се качват веднъж и се описват сами: системата разпознава вида на документа, контрагента, номера, датата и сумата по собствени правила, без текстът на първичните документи да напуска сървъра. Периодът минава през ясен цикъл от състояния със срокове по договора, заявки за липсващи документи и коментари по всеки документ; известията и напомнянията тръгват по пощата на два езика. Предаването се закрива с приемно-предавателен протокол в PDF, а периодът се сваля като архив с опис. Към това — пълнотекстово търсене в целия архив, вход с втори фактор, неизменяем дневник на действията и резервни копия с нощна проверка на възстановяването.

Резултат

Предаването на период отнема едно действие вместо преписка, а състоянието му се вижда по всяко време — какво е прието, какво се чака, кой срок наближава. Повторно каченият документ се разпознава като дубликат и се показва на човек, вместо да се брои втори път. Архивът се търси, а всяко действие остава в дневника — при разминаване има към какво да се върнеш.